Propojení e-shopu s ekonomickým softwarem automatizuje přenos objednávek, faktur, skladových stavů, cen a zákazníků mezi dvěma systémy, aby je nikdo nepřepisoval ručně. Tady je přehled, co se dá automatizovat, v jakém pořadí to má smysl, jak vypadá propojení technicky a kde jsou úskalí, která z propojení udělají zdroj chyb místo úspory.

Proč propojovat

Ruční přepisování objednávek do účetnictví stojí čas a vytváří chyby: překlepy v adresách, špatné sazby DPH, zapomenuté faktury, nesoulad mezi skladem v e-shopu a skladem v účetnictví. Při desítkách objednávek denně je to hodina práce, kterou dělá někdo, kdo by mohl prodávat. Propojení tu hodinu vrátí a chyby odstraní.

Druhý důvod je méně viditelný: bez propojení máte dva zdroje pravdy o skladu a cenách, které se rozcházejí. Zákazník objedná zboží, které jste prodali na prodejně, nebo dostane fakturu s jinou cenou, než viděl v košíku. Propojení nastaví, který systém má pravdu, a ostatní se mu přizpůsobí.

Co se dá automatizovat

1. Objednávky do účetnictví

Nová objednávka v e-shopu vznikne v účetnictví jako přijatá objednávka nebo rovnou jako faktura, podle vašich pravidel. S položkami, sazbami DPH, dopravou, platbou a zákazníkem. Pravidla mohou být různá podle způsobu platby: zaplaceno kartou → faktura hned, dobírka → objednávka a faktura při expedici.

2. Faktury a doklady zpět do e-shopu

Vystavená faktura se jako PDF přiloží k objednávce a pošle zákazníkovi. Dobropis při vrácení zboží vznikne z reklamace. Zákazník má doklady ve svém účtu, vy je nehledáte v e-mailech.

3. Skladové stavy a ceny

Sklad vedený v účetnictví nebo ve skladovém systému je zdrojem pravdy. E-shop zobrazuje dostupnost podle něj, v intervalu, který odpovídá vašemu provozu: u rychloobrátkového zboží každých pár minut, jinak jednou za hodinu. Ceny se mění na jednom místě a e-shop je přebírá.

4. Zákazníci a adresář

Nový zákazník v e-shopu přibude do adresáře účetnictví. Firemní zákazníci s IČO se spárují podle IČO, ne podle jména, abyste neměli jednu firmu v adresáři pětkrát s různým zápisem.

5. Úhrady

Zaplacená objednávka v e-shopu označí fakturu v účetnictví jako uhrazenou, nebo naopak úhrada spárovaná v účetnictví (bankovní výpis) změní stav objednávky a spustí expedici.

6. Expedice a dopravci

Pokud účetnictví nebo skladový systém řeší i expedici, propojení přenáší stav „odesláno“ a číslo zásilky zpět do e-shopu, odkud jde zákazníkovi notifikace.

V jakém pořadí

Objednávky do účetnictví. Největší úspora času, nejmenší riziko.
Sklad a ceny do e-shopu. Odstraní prodej nedostupného zboží.
Faktury a úhrady. Uzavře kruh: objednávka, doklad, platba.
Zákazníci. Pořádek v adresáři.
Expedice. Když je zbytek stabilní.

Pořadí není dogma, ale odpovídá tomu, kde jsou největší úspory za nejmenší riziko. Propojení se dá spustit po etapách; každá etapa funguje samostatně.

Systémy, se kterými pracujeme

Systém	Trh	Způsob komunikace
POHODA	CZ, SK	XML dávky nebo mServer online
Money S3 / S4 / S5	CZ, SK	XML import a export, API ve vyšších edicích
ABRA Flexi	CZ	REST API
iDoklad, Fakturoid, Vyfakturuj	CZ	REST API
SuperFaktura	CZ, SK	REST API
KROS Omega, iKros, Alfa	SK	import objednávek a faktur podle produktu

Před zveřejněním konkrétního propojení vždy ověřujeme aktuální dokumentaci daného systému. Způsoby komunikace se liší: online API umožňuje přenos v reálném čase, dávkové XML znamená přenos v intervalech, což je pro většinu e-shopů zcela dostatečné.

Jak propojení vypadá technicky

Propojení je samostatná malá aplikace (spojovací článek), která běží na serveru, v pravidelných intervalech nebo na základě události načte data z jednoho systému přes jeho API nebo export, převede je do formátu druhého systému a zapíše je. Každou operaci zaloguje. Při chybě operaci zopakuje a pokud se nepodaří, pošle notifikaci.

Proč samostatná aplikace a ne doplněk přímo v e-shopu: doplňky jsou vázané na platformu a její verze; samostatné propojení přežije změnu platformy i změnu účetnictví, stačí vyměnit jednu stranu.

Na co si dát pozor

Zdroj pravdy

Pro každý typ dat určete, který systém má pravdu při konfliktu. Sklad: účetnictví nebo skladový systém. Ceny: podle toho, kde je měníte. Zákazník: e-shop při registraci, účetnictví u fakturačních údajů. Bez tohoto pravidla si systémy data navzájem přepisují a nikdo neví, která hodnota je správná.

Číselníky

Sazby DPH, jednotky, způsoby dopravy a platby, stavy objednávek, střediska. Musí být namapované jedna k jedné a mapování musí někdo udržovat, když přibude nový způsob dopravy. Většina chyb v propojeních vzniká tady.

Párování produktů

Přes EAN nebo interní kód, nikdy přes název. Názvy se mění, kódy ne. Pokud kódy v e-shopu a v účetnictví nesedí, první krok propojení je jejich sjednocení.

Varianty a více skladů

Varianta musí mít vlastní kód. Více skladů znamená rozhodnout, který se zobrazuje v e-shopu a jak se sčítají, a co se zbožím rezervovaným pro prodejnu.

Chyby a logování

Propojení musí logovat každou operaci a při chybě poslat notifikaci. Bez toho se o chybě dozvíte od zákazníka, který nedostal fakturu, nebo od účetní při uzávěrce.

DPH při prodeji do zahraničí

Režim OSS, různé sazby podle země, faktury v cizí měně, přepočet kurzem. Účetnictví to musí podporovat a propojení správně posílat. To konzultujeme s vaší účetní před vývojem, ne po něm.

Změny verzí

Účetní programy i platformy mění API. Propojení potřebuje někoho, kdo ho po změně upraví. Proto nabízíme údržbu a proto předáváme kód i dokumentaci.

Kdy stačí hotový doplněk

Pokud máte jednu platformu, jedno účetnictví, standardní procesy a hotový doplněk pokrývá vaše toky dat, použijte ho. Vlastní propojení dává smysl, když doplněk nepokrývá vaše pravidla (různé fakturování podle platby, více skladů, zákaznické skupiny), když máte více e-shopů nebo trhů, nebo když chcete mít propojení nezávislé na platformě.

Jak to děláme

Analýza toků dat, mapování číselníků, vývoj, testy na reálných datech na testovacím prostředí, nasazení s logováním a notifikacemi, dokumentace. Propojení je vaše včetně kódu. Běžný čas jsou 2 až 4 týdny, cena od 32 900 Kč bez DPH za jedno propojení. Analýza je součástí ceny a jejím výstupem je popis toků dat, který schvaluje vaše účetní.

Příklad toku objednávky krok za krokem

Zákazník dokončí objednávku v e-shopu a zaplatí kartou.
Propojení do minuty založí v účetnictví přijatou objednávku se zákazníkem, položkami, DPH, dopravou a platbou a označí ji jako uhrazenou.
Sklad rezervuje zboží; pokud by ho nebylo dost, propojení pošle notifikaci a objednávka dostane stav k prověření.
Při expedici vznikne faktura a dodací list, faktura se jako PDF přiloží k objednávce v e-shopu a odejde zákazníkovi.
Číslo zásilky se zapíše k objednávce a zákazník dostane notifikaci se sledováním.
Skladový stav po expedici se přenese do e-shopu, dostupnost se aktualizuje.

U dobírky je pořadí jiné: faktura vzniká při expedici a úhrada se páruje z výpisu dopravce. Pravidla pro každý způsob platby jsou v analýze napsaná jako tabulka a schvaluje je účetní.

Co připravit před začátkem

Přístupy do e-shopu a do účetnictví (nebo kontakt na osobu, která je spravuje).
Seznam způsobů dopravy a platby v obou systémech.
Pravidla fakturace: kdy vzniká faktura, číselné řady, kdo ji posílá.
Rozhodnutí o zdroji pravdy pro sklad a ceny.
Vzorové objednávky různých typů: firemní s IČO, zahraniční, s dobírkou, s kupónem, s vratkou.

Hodina přípravy s účetní ušetří týden dohadování během vývoje.

Bezpečnost a přístupy

Propojení pracuje s osobními údaji zákazníků a s finančními doklady. Přístupy jsou uložené na serveru, nikdy v kódu ani v e-mailech. Propojení má vlastní účet s právy jen na to, co potřebuje, a jeho činnost je zaznamenaná v logu, který můžete kdykoli prohlédnout. Při předání dostanete dokumentaci, kde jsou přístupy uložené a jak je změnit.

Online API nebo dávkový přenos

Online propojení přes API přenáší data v momentě, kdy vzniknou: objednávka je v účetnictví do minuty. Dávkový přenos je sbírá a přenáší v intervalech, například každých 15 minut nebo jednou za hodinu. Pro většinu e-shopů je dávkový přenos zcela dostatečný a je odolnější: když účetní program právě běží aktualizaci nebo je počítač vypnutý, dávka počká. Online přenos má smysl u rychloobrátkového zboží, kde záleží na dostupnosti v reálném čase, a u velkých objemů, kde by dávky byly příliš velké. Rozhodnutí děláme v analýze podle objemu objednávek a podle toho, co účetní program podporuje.

Údržba po nasazení

Propojení běží samo, ale není bez údržby. Účetní program vydá novou verzi, platforma změní API, přibude nový způsob dopravy, změní se sazba DPH. Většina zásahů je krátká, ale někdo je musí udělat. Nabízíme údržbu v měsíčním balíčku, který zahrnuje sledování logů, reakci na notifikace a úpravy po změnách verzí. Pokud si údržbu chcete dělat sami nebo přes jiného dodavatele, dostanete kód i dokumentaci a nejste na nás závislí.

Jak poznat dobré propojení

Dobré propojení nevidíte. Objednávky jsou v účetnictví, faktury u zákazníků, sklad sedí a nikdo o tom nemluví. Poznáte ho podle tří věcí: má log, do kterého se dá podívat a je srozumitelný i bez programátora; při chybě se ozve samo, ne přes zákazníka; a má dokumentaci, podle které ho umí upravit i někdo jiný než jeho autor. Pokud některá z těchto věcí chybí, propojení funguje jen do té doby, dokud se nic nezmění.

Často kladené dotazy

Musí účetní něco měnit v tom, jak pracuje? Obvykle méně, než se obává. Doklady vznikají v jejím programu, v jejích číselných řadách. Mění se jen to, že je nepřepisuje ručně.

Co se stane, když propojení spadne? Propojení operace opakuje a při trvalé chybě pošle notifikaci. Objednávky se neztratí, čekají ve frontě, dokud se spojení neobnoví.

Dá se propojit i skladový systém a více e-shopů? Ano. Jedno propojení může obsluhovat více e-shopů s jedním účetnictvím nebo skladem; přesně tak to máme pro vlastní e-shopy.